Met nieuwe energie aan het werk
Orpea Nederland is een grote zorgorganisatie, met veel verschillende afdelingen. Dan kan de onderlinge communicatie nog weleens een uitdaging zijn. De groepsgesprekken van InDialoog moeten daarbij helpen. Hoe bevalt de aanpak van IZZ tot nu toe? En merken de medewerkers al verschil? We gingen langs.
Heel druk lijkt het niet, als we om half drie ’s middags het hoofdkantoor van Orpea in Woerden binnenlopen. Maar schijn bedriegt: vanuit de ontvangstruimte zien we door de ramen van de vergaderruimtes meerdere groepjes mensen druk overleggen. Het duurt even voor we een ruimte vinden voor het interview met HR-adviseur Eva Vendrig (29) en kwaliteitsadviseur Louise Colla-van der Werff (28). Gelukkig schiet een collega te hulp. ‘Willen jullie de vergaderruimte gebruiken? Dan houd ik mijn meeting wel hier.’ Het blijkt niet nodig, maar laat duidelijk zien: hier wordt met elkaar meegedacht.
Toch is de onderlinge communicatie een punt van aandacht. ‘We hebben meerdere labels: voor zorg thuis, woonzorg en ggz. En we zijn actief door het hele land, van Heerenveen tot Heerlen’, licht Eva toe. Samen met een collega is ze projectleider van InDialoog. ‘De zorgprofessionals voelden zich niet altijd betrokken bij het servicebureau hier. Uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek in 2021 Orpea Nederland doet mee aan InDialoog kwam bijvoorbeeld naar voren dat ze soms het gevoel hadden slechts uitvoerders te zijn van de beslissingen die het management nam.’
Verbinding vergroten
Ook tussen de afdelingen op het servicebureau zelf kan de verbinding beter, is de ervaring van Louise. ‘De verschillende afdelingen hebben elkaar niet altijd nodig om het werk te doen. Dat heeft voordelen, maar je mist ook saamhorigheid. Vooral als mensen ook nog thuiswerken.’ Hoe kunnen we de afdelingen meer samenbrengen? En de inspraak van alle (zorg)professionals vergroten? Met die vragen kwam Orpea Nederland uit bij IZZ. Na meerdere gesprekken besloot de organisatie aan de slag te gaan met de aanpak InDialoog. Afgelopen januari begonnen zeven teams met elk maximaal vijftien deelnemers aan het programma. Zo ook team Servicebureau, met behalve Louise ook haar eigen manager en collega’s van afdelingen als Human Resources en Finance. Louises team koos voor de thema’s ‘verbinding’, ‘omgaan met werkdruk’ en ‘transparantie’.
Zo werkt InDialoog
InDialoog is een bewezen effectieve manier om een veilig en gezond organisatieklimaat te creëren. Alle lagen van de organisatie – medewerkers, leidinggevenden én bestuur – gaan in drie rondes met elkaar in gesprek. Daarbij bepalen ze zelf welke thema’s aandacht nodig hebben. Zoals werkdruk, fysieke belasting of leiderschap. Samen zoeken ze naar oplossingen om gezonder te werken.
Op de handen zitten
‘Toevallig hadden we eerder vanmiddag de tweede gespreksronde’, zegt Louise enthousiast. Ze had zich aangemeld als teamcoach, een rol die ze in haar dagelijks werk niet heeft. Tijdens de eerdere teamcoachingssessies kreeg ze handvatten om het gesprek te leiden. ‘Best handig, want ik had zoiets niet eerder gedaan’, lacht ze. ‘Ik leerde bijvoorbeeld dat ik me als teamcoach niet mag bemoeien met de inhoud, dus soms letterlijk even op mijn handen moet zitten. Dat is best onnatuurlijk, ook voor de medewerkers. Zij zijn vaak geneigd naar de leidinggevende te kijken voor een oplossing. Maar InDialoog is echt een andere manier van het gesprek voeren. Het eigenaarschap ligt bij het team. Leuk om te zien dat de teamleden nu al veel makkelijker zelf initiatief namen dan in de eerste ronde.’
Praktisch en concreet
De thema’s die besproken worden, verschillen per team. Zo staat bij het ene team het gevoel van veiligheid centraal en bij anderen de saamhorigheid. ‘Hieruit zijn praktische oplossingen gekomen die de teamleden zelf aandroegen’, zegt Eva met een twinkeling in haar ogen. ‘Zo wordt er op een locatie een raam afgeplakt, zodat medewerkers zich veiliger voelen tijdens nachtdiensten. Een ander team initieerde een informatieve lunch met alle afdelingen op het hoofdkantoor. Zó praktisch en concreet. Vaak is het management geneigd grootser te denken, terwijl de (zorg)professionals zelf veel beter weten wat werkt op locatie. Als organisatie maken we middelen vrij om te zorgen dat plannen een vervolg krijgen.’
'Door InDialoog voelen medewerkers zich meer gehoord en gezien’
HR-adviseur Eva Vendrig en kwaliteitsadviseur Louise Colla-van der Werff (28)
Wederzijds begrip
Ook het eerste gesprek met de bestuurders is goed bevallen. Eva: ‘Door InDialoog is er meer wederzijds begrip. De bestuurders vonden het fijn meer betrokken te zijn bij de teams. En ze konden toelichting geven op beslissingen. Medewerkers voelden zich meer gehoord en gezien.’ Het is belangrijk deze positieve ervaringen nu vast te houden, stelt Eva. Zodat de communicatie ook structureel verbetert en onderdeel wordt van de reguliere bedrijfsvoering. ‘We zitten nu natuurlijk nog midden in het traject. Maar ik merk wel dat iedereen meer beseft dat we het samen doen.’
Nieuwe energie
Het enthousiasme wordt met elke ronde groter, ziet ze. ‘Collega’s komen soms stralend de gesprekken uit, met een frisse blik en nieuwe energie.’ ‘Precies wat je zegt, Eva’, reageert Louise. ‘Het geeft een boost. Ik hoor andere teamleiders ook al zeggen dat ze deze manier van gespreksvoering willen blijven gebruiken in teamoverleggen. Omdat de regie zo duidelijk bij het team ligt, voelt iedereen zich meer onderdeel van een probleem. En uiteindelijk ook van de oplossing.’
‘Het is de tijdsinvestering dubbel en dwars waard’
Woonzorgdirecteur Marga Vrijmoeth: ‘Ik vond het heel waardevol om met de teams in gesprek te gaan. InDialoog is een mooie methode om dat gestructureerd te doen. Ik weet nu beter wat er speelt op de locaties. De zorgprofessionals gaven na het eerste gesprek aan dat ze het fijn vonden dat wat we hebben besproken, meteen werd opgepakt. Er kwam echt een soort rust over ze. Naar aanleiding van InDialoog hebben mijn collega-directeur en ik besloten vaker fysiek aanwezig te zijn bij teamoverleggen. We hebben te veel locaties om iedere maand bij elk teamoverleg aan te sluiten, maar één of twee keer per jaar is zeker haalbaar. En op momenten dat het nodig is, natuurlijk. Dat is de tijdsinvestering dubbel en dwars waard.