Regels schrappen of snappen?
De rem zetten op zinloze regels. Van controle houden naar vertrouwen geven. Eindelijk een einde maken aan het verspillen van kostbare tijd. Onder de noemer (Ont)Regel de Zorg organiseert kennisorganisatie Vilans schrapsessies. Eerst gestart met organisaties in de VVT, binnenkort ook aan de slag in de gehandicaptenzorg. Wat zijn dit voor sessies en wat leveren ze op?
‘De schrapsessies zijn middagen waarin medewerkers van vijf tot acht zorgorganisaties concreet de strijd aangaan met regeldruk’, aldus Sandra Dahmen, senior adviseur bij Vilans. Samen met onder andere programmaleider Else Stapersma en sociale partners verzorgt Dahmen de schrapsessies, in opdracht van het ministerie van VWS. Voor de duidelijkheid: het schrappen van regels is niet het doel an sich. ‘Het gaat vooral ook om het krijgen van inzicht in die regels’, zegt Dahmen. ‘Daarom organiseren we als vervolg op de schrapsessies, snapsessies. Waar komen bepaalde registraties vandaan? Vanuit welke wet- of regelgeving? Wie heeft er invloed op? En hoe kun je registraties benutten? Weten wat je meet. Dáár gaat het op de eerste plaats over. Het is namelijk ook mogelijk om registraties zo aan te passen dat ze de zorg wél beter maken.’
Tools, tips en adviezen
‘Om spijkers met koppen te slaan is de juiste samenstelling van teams tijdens de sessies belangrijk’, vertelt Dahmen. ‘Denk aan zorgmedewerkers, kwaliteitsfunctionarissen, managers, ICT- en administratief medewerkers. Zo kan een zorgmedewerker goed verwoorden waar hij last van heeft. Terwijl een kwaliteitsfunctionaris weet te vertellen waar een regel vandaan komt, wat het doel ervan is en welke aanpak nodig kan zijn.’
Na de sessies werken de teams enkele maanden aan het slimmer registreren binnen hun eigen organisaties. Dahmen: ‘Ze kijken kritisch of wat ze vastleggen ook zinvol is voor goede zorg of wettelijk nodig is. De toolkit “Minder papier, meer tijd voor zorg” helpt ze daarbij. Ook krijgen ze volop tools, tips en adviezen van ons aangereikt om concreet aan de slag te gaan met regeldruk.’
Zelf invloed hebben
Registraties in kaart brengen die voortkomen uit de eigen organisatie. Dat is het laaghangende fruit. Maar het schrappen van deze en andere regels is minder gemakkelijk dan gedacht. Dahmen: ‘Waar organisaties vaak nog tegen aanlopen is het concreet handen en voeten geven aan het “ontregelen”. Organisatiebreed. Hoe ga je voortaan om met voedselveiligheid en die dagelijks terugkerende temperatuurlijst voor koelkasten? Of hoe meld je incidenten? Nu komt het bijvoorbeeld voor dat verpleegkundigen verplicht zijn om eerst een handtekening te vragen voor risicosignalering. Voor toestemming van een cliënt, op een formulier: mag ik uw risico’s signaleren? Of dat ze na een douche- en weeglijst nog op een derde lijst moeten afvinken dat ze alles gedaan hebben. Het is echt geen wonder dat deelnemers zo enthousiast zijn over de schrapsessies. Ze gaan inzien dat ze zelf invloed hebben op veel regels. Van gefrustreerd veranderen ze naar gemotiveerd. Gewoon door met elkaar in gesprek te gaan. Groter kan het verschil bijna niet.’
Meer informatie over de schrapsessies of de toolkitbestellen? Kijk op www.vilans.nl
Zelf schrappen?
Naast tijdswinst leveren de schrapsessies een bijdrage aan zelfregie van zorgmedewerkers en hun werkplezier. Dit zijn ook centrale onderwerpen in de aanpak InDialoog van IZZ. Speciaal voor organisaties in de gehandicaptenzorg start IZZ samen met StaG (het arbeidsmarktfonds voor de gehandicaptenzorg) het programma “Van werkdruk naar werkplezier”. Tijdens een van de leernetwerkbijeenkomsten in dit programma leert Vilans u hoe u zelf de kennis en vaardigheden opdoet om een schrapsessie te houden. Meer weten of aanmelden? Stuur een e-mail naar service@izz.nl.